如何运用ERP系统主要管理功能的详细教程

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在高科技迅猛发展的今天，外贸企业所处的国内外环境发生了很大的变化。客户的需求瞬息万变，各个外贸企业产品技术创新不断加强，产品的生命周期日益缩短，国际市场竞争越来越激烈。
        这样的大背景下，外贸企业必须快速提升管理水平的要求日益迫切。因此，外贸企业要适应国际竞争和管理信息化的要求，必须进行外贸管理创新。ERP软件系统作为一种那个先进的管理思想的集成工具，能为外贸企业管理提供一个新平台。
        下面，我们对ERP系统主要管理功能进行一个详细的介绍。

一、ERP系统对整个供应链进行管理
（一）对整个供应链资源进行管理的思想
        在知识经济时代仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排外贸企业的产、供、销活动，满足外贸企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。换句话说，现代外贸企业竞争不是单一企业与单一企业间的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。外贸ERP系统实现了对整个外贸企业供应链的管理，适应了外贸企业在知识经济时代市场竞争的需要。
（二）精益生产、同步工程和敏捷制造的思想
        ERP 系统支持对混合型生产方式的管理，其管理思想表现在两个方面：其一是“精益生产LP (LeanProduction)”思想，它是由美国麻省理工学院(MT)提出的一种企业经营战略体系，即企业按大批量生产方式组织生产时，把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系，企业同其销售代理、客户和供应商的关系，已不再简单地是业务往来关系，而是利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系组成了一个企业的供应链，这即是精益生产的核心思想。
        其二是“敏捷制造(Agile Manufacturing)”思想。当市场发生变化，企业遇有特定的市场和产品需求时，企业的基本合作伙伴不一定能满足新产品开发生产的要求，这时，企业会组织一个由特定的供应商和销售渠道组成的短期或一次性供应链，形成“虚拟工厂”，把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分，运用“同步工种SE(Simultaneous Enginerlng)”组织生产，用最短的时间将新产品打入市场，时刻保持产品的高质量，多样化和灵活性，这即是“敏捷制造”的核心思想。
（三）事先计划与事中控制的思想
        管理的主要职能就是规划与控制。ERP系统能够很好地表现了规划与控制的思想。ERP 系统具有完整的计划体系，它涵盖了企业生产经营活动的各个方面。主要包括：生产计划，物料需求计划，能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。
        另一方面，ERP系统中的财务子系统与各子系统紧密相连，能够在事务处理发生的同时自动生成会计核算信息，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。企业能够根据财务资金现状，追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时做出决策。
        由于在ERP系统中，企业的计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现，因此，要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神，以便在有机组织中充分发挥个人的主观能动性与潜能，提高企业对市场动态变化的响应速度。

二、ERP系统在财务管理中的应用
        总体上讲，ERP系统在财务管理中的应用有着两个特点。
（一）宏观层面的ERP的架构在扩张
    从宏观层面讲，会计财务的作业方式，长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上，
在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱，不论是时效性上，还是针对性上，都难以展现它的作用。当外贸企业发生危机时，它又总是首先反映在财务危机上，不是缺少现金，就是缺乏持续经营所需的资本。
        在引入外贸ERP系统以前，随着电脑的普及，会计系统的信息处理一般都是应用电脑作业，或是引人其它硬件来提高其自动化水平，这对满足会计核算的一般要求来说已是一大进步。但在业务流程的临近和与其它系统的集成上，则受到技术与功能不足的限制。因此，外贸软件系统在财务管理中的应用，不仅可以弥补上述缺陷，依托这一平台，还可以进行更广泛的服务。包括：客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成，从而为企业科学决策提供更好的服务。
（二）微观层面——物理模块在不断细化
        这两者的互动中，推进了会计作业模式的变化。主要涉及以下方面：
1、ERP系统在会计中的应用
        会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此，从物理层面看，ERP系统的会计核算模块，涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块，等等。
        以现金管理模块为例，它主要是对现金流人流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在软件中，一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外，它还和应收账、应付账、总账等模块集成，自动产生凭证，过入总账。
2、ERP系统在财务管理中的应用
    财务管理的功能主要是基于会计核算的数据，再加以分析，从而进行相应的预测，管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测，强调事前计划、事中控制和事后反馈。
然而，即ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映，到财务管理信息处理，再到多层次、一体化的财务管理支持。
    这种转变体现在，它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践，改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的全球化经营上，为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台，同时，也能支持各国当地的财务法规和报表要求。如，提供多币种会计处理能力，支持各币种间的转换；支持多国会计实体的财务报表合并等；支持基于Web的财务信息处理。为支持企业发展电子商务和基于Internet的应用系统（如销售订单处理等），部分财务信息还可以通过Web方式收集和发布。
三、ERP系统在风险管理中的应用
        风险管理审计是管理审计的主要内容之一，其具体方法很多，包括因素分析法、比较分析法、趋势分析法、定性定量分析法等。它们同样适用于ERP系统环境下企业的风险管理审计。在这里，笔者着重谈谈在ERP环境下富有特色的几种审计方法。
（一）流程追溯法
        ERP系统一般都具有流程追溯功能，如SAP系统。即任何信息都可通过流程追溯功能，逆向追溯到信息源头，正向追溯到最终结果。审计时，我们可以充分利用该功能，通过正向或逆向的追溯方式，提高对风险的识别和评价能力，还可根据追溯结果判断审计事项的发展方向，明确相关审计事项，评价风险应对措施的适应性与有效性，并提出进一步改进的意见。
（二）循环测试法
        任何业务的开展都有其相应的内、外部条件和特例，因而在ERP系统中的运行可能会产生不同的结果。另一方面，某一具体业务在单项功能中的运行结果，与在系统集成功能下运行的结果比较，可能会有不同的结论。
        在审计过程中，我们会经常采用测试的方法来得出审计结论。为了保证审计结构的准确、全面，不能简单地以单项功能运行的结果和某一次结果或特例得出审计结论，而应借鉴ERP系统实施时的方法，分别进行多轮单元测试和集成测试。
（三）实时审计法
        系统内的信息是实时共享的，原始数据只需一次输人，各模块便可根据需要实时调用，直至编制出最终报表。因此，审计人员可以根据需要实时收集自己感兴趣的资料，并通过系统将这些资料实现共享，从而进行实时审计，以弥补事后审计线索不充分的缺陷，为事前审计、事中审计创造了条件。
四、ERP系统强化固定资产管理
    固定资产是企业的物质基础，是企业产生效益的条件，固定资产的结构、状况、管理水平等直接影响着企业的运营与发展。
（一）通过固定资产主数据提供详细管理信息
1、创建并维护完整的固定资产主数据
        ERP系统中引入了固定资产主数据的概念，每一项具体的固定资产都是一条固定资产主数据。固定资产主数据囊括了其所有的管理信息，包括固定资产名称、规格型号、 数量、计量单位、生产装置、成本中心（决定折旧费用的归属）、所在地点、经济用途（生产用、非生产用、租出、未使用、不需用、融资租入等）、技术状态（设备运行情况）、资产类别、设计能力、主要技术参数、使用单位、产权归属、制造商、使用年限、折旧码等。
2、固定资产分类的功能
    为了便于固定资产的管理，公司在ERP系统按照固定资产的性质分为油气资产、房屋建筑物、油气集输设备、运输设备、机器设备、其他设备六大类。创建任何资产主数据，都必须选择其所属资产分类，系统则根据资产分类生成唯一的顺序性资产编码。这样，只要根据固定资产编码便能确认该项固定资产的分类。
    公司还利用ERP系统中的资产分类指定默认的折旧方法及用户的输入屏幕，即哪些字段为必输项、哪些字段为选输项，可以保证固定资产主数据创建的一致性和完整性。
3、通过固定资产折旧码保证折旧计提方法的正确性
    固定资产的折旧方法有好几种，ERP系统中通过每条固定资产主数据——“折旧码”字段来确定不同的折旧方法，从而一一对应实施到具体的固定资产上，保证了折旧计提的正确性。
（二）固定资产管理与会计总账的自动集成
    公司在实施ERP系统以前，沿用的是“浪潮”固定资产管理系统和会计核算系统。这两套独立的系统自成体系，在固定资产管理系统中对固定资产明细所作的任何变动均需在会计系统中另行手工制作会计凭证。
    而ERP系统将固定资产管理系统与固定资产核算系统无缝集成一体，达到了物流信息与资金流信息的集成，使得各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈。实时处理固定资产管理信息，不仅减少了财务人员的工作量 大大减少了人为的错误和遗漏，还能对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪。
（三）固定资产的日常业务及动态查询管理
    ERP系统实现了价值管理与实物管理的并轨，资产管理人员能更加方便地进行固定资产的日常业务处理及资产动态查询管理。
1、固定资产购置费用的控制
    固定资产单位价值较大，如何才能保证固定资产购置费用控制在下达批准的预算范围内，符合固定资产内部控制和业务流程，ERP系统提供了两种高效的控制手段，即投资订单功能和项目管理模块。
2、固定资产变动业务的操作
    在ERP系统中，资产管理人员能够方便地完成固定资产的变动业务处理，包括新增固定资产、报废固定资产、资产的合并拆分等。既可以针对单条的固定资产主数据进行购置、部分报废、全部报废，将资产价值部分或全部传输到其他资产上，也可进行批量处理，一次性完成数条资产的价值变动，大大减轻了财务人员的工作量。
3、固定资产折旧计提及预测
    ERP系统能够根据维护好的固定资产的折旧码（即确定的折旧方法）和使用年限、资本化日期准确地计算出每条固定资产应计提的折旧。资产管理人员月底运行计提折旧的事务代码，系统就会自动计提每条固定资产的折旧。并根据固定资产分类，生成折旧计提的会计凭证，大大提高了工作效率与工作的准确率。