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Excel高级教程(珍藏) PDF 87页

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发表于 2013-1-22 15:33:19 | 显示全部楼层 |阅读模式
Execl小技巧
在Execl中快速互换数据
在Execl中,相邻两列或两行的数据如果要进行互换,一般方法是用“复制”、“粘贴”的方法来进行,其实还有更快的方法。假定要把A1和B1的数据互换,先选取A1,接着将鼠标移到选取范围的边缘,光标的形状变成白色箭头状,这时先按住键盘上的Shift不放,再按住鼠标的左键,拖动鼠标到B1右边框线上,这时在右边框线上会出现一条虚线,先松开鼠标左键后,再松开Shift键,数据便已经互换了。相邻行之间的数据互换如法炮制即可。
输入SUM函数有快法
在Excel工作表中,SUM(求和)函数是大家使用最为频繁的函数之一。要输入该函数时,大家通常的做法是单击常用工具栏上的“自动求和”(∑)按钮。其实,按住Alt键,同时键入“=”,同样可以输入SUM函数。而且这免除你移动鼠标的麻烦,节省了时间,能够提高编辑效率。
巧用IF函数核对录入的数据
在Excel中输入大量数据时,输入人员常因数据量大,看得头晕眼花,经常输错,结果还需人工校对几遍,但仍然不能保障完全正确。其实巧用Excel中的IF函数便能达到比人工校对效率更高。在输入的数据(如C1单元格)后面另增D1与E1单元格,D1单元格用作核对,在E1单元格中输入=if(C1=D1,"正确","错误")即可。那么我们先将C列中数据输完后,再在D列中重输一遍,如E列中提示“错误”,则表示该行数据中C列或D列中有一项是错误的。
Excel中动态公式的应用
在Excel的某个工作表中,如果随时查看某个动态区域的统计结果,可以设计动态公式:在某个单元格中输入函数式:=SUM(INDIRECT(B1):INDIRECT(C1))。如果需要统计D2至H51区域中数值的和(也可以进行其他计算),只要在B1和C1单元格中分别输入D2和H51,上述函数式所在的单元格中就显示出了相应的和。
在Excel中插入拼音
在我们使用Excel时,常常会遇到十分孤僻的字,但加上拼音注释就能使人看得更明白。具体的方法是:选中想要加入拼音注释的表格,打开Excel的菜单栏中的“格式”菜单,选中“拼音信息/设置”项,在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中,分别选择拼音的对齐方式和字体,最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉”,即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音,可通过“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。
在Excel中快速输入特殊符号
报表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是将就地打印为“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其实这都是不正确的,“00”是数字键,“OO”是英文字母“o”的大写,“零零”是中文数字的大写,而“二”是中文数字的小写,它们之间都不匹配。经过仔细摸索,笔者发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中文输入法,先输入“二”,在中文输入法状态下,用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志,这里选“单位符号”,这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上,按键盘上的Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键,中文小写的“○”便被录入进来。
在Excel中快速输入大写数字
在“智能ABC输入法”状态下,按住Shift键,再按下“i”键(不含引号),松开Shift键,然后输入任一数字键,就得到相对应的大写数字了。另外,财会人员常用的单位词,如“个、拾、佰、仟、万”等,同样可以借助于i键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母方便地得到(具体可查看“智能ABC输入法”的“帮助”菜单)。
让Excel启动时自动打开工作簿
用户可自定义默认工作簿,以便每次启动Excel时,均可自动打开此工作簿。方法是:自定义一个新工作簿,然后将它保存在XLStart文件夹下。在C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Excel或C:\Program Files\Microsoft Office\Office10下就可以找到XLStart文件夹。具体路径还要视你的系统安装盘符而定。
彩色Excel表格显示打印两不误
  如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式,而打印机为黑白打印机,那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色设置的情况下,可以进行如下设置:
  1.在“文件”菜单中,单击“页面设置”命令。
  2.单击“工作表”选项,然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果使用的是彩色打印机,选择该选项可减少打印所需时间。
  3.单击“确定”按钮。
现在,你的Excel工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目,打印出的黑白稿也能称心如意,感觉不错吧!
巧用“选择性粘贴”使行列互换
假如A1-A10单元格中有不同的内容,现在需要将这些内容分别排列在A1、B1、C1、D1...J1单元格中,即将原来在同一列中的内容重新排列在一行中。难道要一个一个单元格去复制粘贴吗?完全不用。首先,选中A1-A10单元格,单击右键,在弹出的菜单中选择“复制”命令;接着单击B1单元格,再单击右键,在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令,弹出对话框,选择其中的复选项“转置”,点击确定。这时你会看到B1、C1....K1单元格中已有了A1-A10单元格中的内容,将A列选中,在右键菜单中删除,此时行列转换工作就完成了。
在Excel中快速输入小数
利用Excel处理数据时,经常会要输入一些小数,有时一整列都是小数,这样对输入速度有很大影响,大家不妨来试试这个办法:点击“工具/选项”,在弹出的的“选项”对话框中选择“编辑”选项,然后选中“自动设置小数点”的复选框,并在“位数”框内设定小数点的位数。这样当你输入小数时就不用再输入小数点了,它会将你输入的数字根据设置的小数点位数自动转化为小数!如设置位数是1位,输入123就自动变为12.3了。
让“@”减轻你的数据录入工作量
在Excel工作表中,如果有大量诸如“[HP打印机]”、“[EPSON打印机]”之类的重复文字,可以如此定义这些单元格的格式,以减轻数据的录入工作量:选择需要的单元格区域,然后单击“格式”菜单中的“单元格”,单击“数字”选项,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中输入“[@打印机]”(@为半角字符),单击“确定”按钮。之后,在这些单元格中,当你输入“HP”后,该单元格将会显示为“[HP打印机]”。
快速批量编辑Excel数据
要将Excel工作表某单元格区域中的所有值均减少10%,可采用以下步骤:在某单元格中键入数字“0.9”,复制该单元格,选中该区域,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,单击“乘”,单击“确定”按钮。
同时在多个单元格中输入相同数据
在Excel XP中,一个工作表的多个单元格中(单元格可以不必相邻)有时需要输入相同的数据,那么如何才能快速地完成输入呢?方法很简单,你只要选定需要输入数据的单元格,用“Shift”(或“Ctrl”)键与鼠标相配合,进行连续(或分散)选择多个单元格,然后输入相应的数据(例如“ABC”),然后按下“Ctrl+Enter”组合键,此时你会发现所有被选中的单元格均被自动添入了“ABC”。
快速设置不同工作簿的表间引用公式
不同工作簿的工作表之间的数据引用公式设置,通过键盘手工直接录入很麻烦,也很容易出错……

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只有行动才能改变结果,只有结果才能改变命运!
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发表于 2014-3-21 12:57:45 | 显示全部楼层
怎麼都看不了啊

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发表于 2022-3-4 14:20:52 | 显示全部楼层
这个很实用啊
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