鸿源机械采购控制程序 PDF 4页

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1. 目的
为适质、适时、适量、适价、适地采购公司所需物料，规范和控制采购过程，特制订之。
2. 物料范围
2.1 产品零件
2.1.1 电机类：电机、制动器、编码器、摆线和其它减速机及产品上用的电器件（数显等）。
2.1.2 成型类：铸件、铝件、铜件、锻件、焊接件、模型。
2.1.3 标准件类：轴承、油封、标牌、防尘罩、油品、油镜、标准件、碟簧、胶、联轴器六大件其它无级配件。
2.2 原材料：钢材、铜材、铝材。
2.3 加工、质保、办公易耗品。
2.4 设备设施。
3. 职责
3.1 文件制订、修改、发布：采购部。
3.2 文件执行：采购部及相关部门。
3.3 实施监督：总经理办公室。
3.4 采购部负责对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案。
3.5 采购部按采购文件的要求进行采购作业。
3.6 技术部负责编制采购物资的验收标准。
3.7 质保部负责对采购物资的进货验证。
3.8 总经理批准《合格供方名录》。
4. 作业内容
4.1 请购申请
4.1.1 任何部门需采购物料请购人依需求都应开具“请购单”，并对所需采购的产品或服务加以准确的描述，若有疑问，先与采购部及相关部门进行技术和市场调查后，再确定。
4.1.2 请购人填写好“请购单”后，需审核时，先审核批准后，再交给采购部总监。
4.2 选择供应商
4.2.1 采购部总监接到“请购单”后，先审核请购单的有效性和正确性，退回无效请购单，有效请购单交专职采购员。
4.2.2 专职采购员先复核请购单的有效性和正确性，确认后再发出询价单，对报价、品质、交期、服务等进行分析，并选择二家以上的供应商后，就有必要和供应商谈判采购的价格和应达到的条件后，建议采购厂家交采购总监审核。
4.2.3 对买不到的和价格偏高的物料或在合格供应名录外有更合适的供应商都应及时向上级反映以便协调；
4.2.4 由专职采购员送给财务项目会计等核对价格和相关人员批准，若得不到批准应与采购总监及相关部门协商。
4.3 采购作业
4.3.1 请购单批准后，采购员依应及时采购并填写“采购单”或“采购合同书”盖采购章后传真至供方，并必须得到供应商的盖章签字确认后实施采购作业，不允许没有书面的定单，就进行物料采购，特别是重要和紧急物料绝不允许。
4.3.2 现场采购时，采购员依“请购单”要求到财务部借款采购，尽量减少现场决策，现场采购。
4.3.3 依合同或定点供方采购，依采购合同由采购部总监知会财务部支付定金。
4.3.4 采购员对签约订单进行跟催，跟踪是对定单所作的追踪，催货是对供应商施加压力，确保供应商对其履行订单条款的必要工作。保证问题出现时或出现前及早了解，及早采取相应措施，重要供货必须提前到供方监督工期。
4.3.5 采购员周六要安排好周日供货工作，即确认周日有供方送货到公司，须于周六16:00前将“请购单”交仓库或质检部，以利及时做好供货点数、验收作业。
4.4 进货验收
4.4.1 供方送货至公司后，采购员需1小时内将“请购单”送至仓库或质保部做供货点数、验收作业。
4.4.2 采购员现场采购或现场提货回来后，1小时内将“请购单”送至仓库或质保部做供货点数、验收作业。
4.4.3 仓库员作完入库工作后，当日把入库单和请购单等交还采购员。
4.4.4 对采购的产品有如下三种验证方式：
4.4.1 由质保处进行进货验证。
4.4.2 由顾客在公司现场实施验证。
4.4.3 由公司在供方现场实施验证。
4.4.5 验证活动可包括枪检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。
4.4.6 顾客的验证不能免除公司提供合格的责任，也不能排除其后顾客拒处的可能。
4.5 退货作业