某化工采购部门的传真电子化管理体会

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       忙碌的周一又到来了，一化工采购部门在处理复杂的传真文档中开始了新的一天。

       采购部每天需要处理复杂的采购过程，从收集信息、询价、决定、请购、订购、沟通协调、进货验收、整理付款等，每个流程都会带来大批量的相关单据，这些单据往来于客户或供应商间需要使用传真收发。应对这样纷繁复杂的业务处理流程，单靠人工进行处理，不仅增加了出错率，影响成本效益，而且拉长了采购周期，降低了业务运转效率，易使企业造成不必要的损失。

       在未使用WaveFax传真服务器前，采购部只有两台传真机来应对收发。效率极其低下，而且无论是合同还是订单，都需要打印成纸质文档经过多层审批才能进行收发传真，偶尔会发生文件丢失或者文件泄密的状况。此外，传真机还经常出现占线或者卡纸等意外情况，需要重新与客户或者供应商沟通来收发传真。尽管许多员工在使用企业系统提高了业务效率，但是在传真过程还需要把文件打印出来再进行传真，经常会产生一些操作问题，业务效率被拉低，积压的传真件越来越多，影响了业务流转的畅顺，给采购部造成不必要的资源浪费。所以采购部希望通过适合的传真系统得到以下提高：
        1)现在人工收发很麻烦，希望实现智能化过程；
        2)提高传真收发率，节省成本；
        3)考虑到员工计算机操作水平一般，需要简单友好的界面；
        4)要有审批功能；
        5)在业务系统中完成收发传真；
        6)文件要归档，方便检索翻查。

        后来，采购部经多方考量，最终选择了专业稳定的WaveFax传真服务器。WaveFax传真服务器让采购部感受到了实现业务流转协同的智能化、自动化的便利。

        采购部通过对WaveFax传真服务器的设置，利用多种模式来群发/计划/优先级/最低费用路由等方式发送传，提高了传真效率，节约了成本。WaveFax传真服务器的客户端设计简洁操作，采购部的员工不需要经过太多的培训便能应用自如，十分方便。从外部接收到的传真通过数据自动萃取自动录入订单数据，通过WaveFax传真服务器的工作流功能，结合不同用户权限，实现了文档流程的电子化审核，同时利用电子签章功能快捷地对文档加盖图章。WaveFax传真服务器还实现了与企业现时的系统无缝整合，直接在业务系统便可完成收发和管理传真，保障了与客户或供应商合同流转的准确性与有效性。对已经入库的材料进行仓库单填写，并实现自动归档，存储到专业的数据库上，方便日后对订单的查询，也保证了文档存储的安全与合规。